データの入力ミスが発生した時、「間違えるやつが悪いんだ！気をつけろ！」と片づけてしまっていませんか？
それでは、マネジメントしては失格です。。。残念ながら人間は必ずミスを犯します。

しかし、Excelの機能を活用してあらかじめ“間違いが起こりにくいシート”を作成しておけば、多くの入力ミスは防げます。
今回は「入力ミスが起きにくいシート」を作成するための、Excel活用のポイントをまとめてみました。

考え方の大きなポイントは以下の２つです。

●データの入力規則のリスト＋VLOOKUP関数を使おう

【手順１ 】 あらかじめ別シート（別ファイルでも同じ）に一覧リストを作成しておく



【手順２ 】 入力シートの表示させたいセルに入力規則のリスト設定します。
リストの参照元はあらかじめ用意した一覧表を使います。

入力規則は、≪データ≫タブのデータツールグループにある「データの入力規則」から設定します。






こうしておくと、下図のようにセルを選択するとリストがプルダウンメニューで表示され、キーボードで入力する必要がなくなります。




下図の例では、Ｄ列に「VLOOKUP関数」を使った式をあらかじめ入力しておくことで、Ｃ列に「取引先ＩＤ」を入力すると、Ｄ列に「取引先名」が自動的に表示されるようにしてあります。


【手順３ 】　入力シートの表示させたいセルに「VLOOKUP関数」を使って、下図のように式を入力します。
※ＩＦは空白の場合のエラー値表示の処理のためのものです。
（詳しくは「第三回「IF関数」の空白処理を知らないとExcelの便利さ半減！？」）参照



※「VLOOKUP関数」についての詳細は、こちらをご参照ください。
⇒http://www.hello-pc.net/howto-excel/vlookup/


ちなみに、下の表ではＥ列にリストの設定、Ｆ列、Ｇ列にVLOOKUPを使った式が使われています。
詳しくは、ページ最下部よりファイルをダウンロードしてお確かめください。

●データ入力規則の日本語入力、入力時メッセージ、エラーメッセージで制御

データの入力を極力少なくしても、データを入力しなければならない箇所というのはどうしてもあるものです。
そういう場合には、データの入力規則の様々な機能を駆使して、ミスを防ぐ工夫をしましょう。

【例１】　半角英数で入力するべきセルには「日本語入力」の「オフ（英語モード）」を使って、セルを選択するとIMEが自動的に半角英数モードに切り替わるようにすることができます。

入力の制御は、「データの入力規則」ダイアログボックスの「日本語入力」タブから操作します。



こうしておくと、下図のようにセルを選択するとIMEの入力モードを自動的に切り替えることができるので、入力者は何も意識することなく定められた書式で入力を行なうことができます。









ちなみに、下の表ではH列にも同様の設定がなされています。詳しくは素材をダウンロードしてご覧ください。

●シートの保護を使って、必要なところ以外は触れないようにしておこう

どれだけ関数などを駆使して、自動で入力されるようにしていても、よくあるのが入力者が「うっかり入力してある式を消してしまう」という類のことです。こういうことを防ぐために、最後に「シートの保護」を設定して、必要な個所以外は編集ができないようにしておきましょう。


【手順１】セルのロックを解除しておく
一部のセルだけを編集できる状態にして、シートを保護するには、編集したいセルを選択して、右クリック→「セルの書式設定」でセルのロックを解除（チェックしない状態）にしておきます。






【手順２】シートの保護を設定する
シートの保護は≪校閲≫タブの変更グループの「シートの保護」から設定します。






パスワードは適宜設定しましょう。
パスワードを忘れるとシートの保護を解除できなくなるので、気をつけましょう。

「ロックされていないセル範囲の選択」にチェックが入っていることを確認してください。
外れた状態でシートを保護すると、ロックされていないセルも選択できなくなります。


こうしておくと、セルロックを解除しておいた項目以外（下図では「発注日」「取引先ＩＤ」「商品ＩＤ」「数量」の入力欄）以外は、選択することもできなくなるので、誤って式を消してしまうリスクが未然に防げます。